Jährliche Unterweisung: Pflicht, Inhalte und Nachweis
- Jeder Arbeitgeber muss seine Beschäftigten unterweisen (§ 12 ArbSchG), und zwar mindestens einmal im Jahr (§ 4 DGUV Vorschrift 1).
- Jugendliche unter 18 werden halbjährlich unterwiesen (§ 29 JArbSchG).
- Die Unterweisung findet während der Arbeitszeit statt und muss schriftlich dokumentiert werden.
- Wer eine besondere Aufgabe hat, braucht dazu eine eigene Unterweisung. Das gilt etwa für Stapler- und Baggerfahrer, Verlader oder Lkw-Fahrer.
Die Unterweisung ist die Pflicht, die im Arbeitsschutz am häufigsten fehlt, weil sie so selbstverständlich klingt. Nach einem Unfall ist sie aber oft die erste Frage der Berufsgenossenschaft: Wurde die Person unterwiesen, und können Sie das belegen?
Wann Sie unterweisen müssen
Das Arbeitsschutzgesetz verlangt eine Unterweisung nicht nur einmal im Jahr, sondern auch zu bestimmten Anlässen:
- bei der Einstellung, bevor die Person mit der Arbeit beginnt,
- bei einer Veränderung des Aufgabenbereichs,
- bei neuen Arbeitsmitteln oder einer neuen Technik,
- nach Unfällen oder Beinahe-Unfällen, wenn sich daraus neue Gefahren zeigen,
- und danach regelmäßig, mindestens jährlich.
Für Leiharbeitnehmer ist der Entleiher zuständig, also der Betrieb, in dem sie arbeiten (§ 12 Abs. 2 ArbSchG).
Was in die Unterweisung gehört
Die Grundlage ist Ihre Gefährdungsbeurteilung. Die Unterweisung erklärt, welche Gefahren am konkreten Arbeitsplatz bestehen und wie man sich davor schützt. Typische Themen sind:
- Gefahren am Arbeitsplatz und die festgelegten Schutzmaßnahmen,
- persönliche Schutzausrüstung und wann sie zu tragen ist,
- Arbeitsmittel wie Maschinen, Leitern und Regale (§ 12 BetrSichV),
- Gefahrstoffe, falls damit gearbeitet wird (§ 14 GefStoffV),
- Verhalten im Notfall sowie Flucht- und Rettungswege.
Eigene Unterweisungen für besondere Aufgaben
Wer im Betrieb eine besondere Rolle hat, braucht dafür eine eigene, jährliche Unterweisung:
- Stapler- und Baggerfahrer: sicheres Fahren, Lastaufnahme, Verkehrswege. Mehr dazu im Artikel Staplerschein: Wie lange gilt er?
- Fahrer und Verlader: Ladungssicherung nach § 22 StVO und VDI 2700.
- Lkw-Fahrer in Speditionen: jeweils eine eigene Unterweisung zu Lenk- und Ruhezeiten und zum digitalen Tachographen.
So dokumentieren Sie richtig
Nach § 4 DGUV Vorschrift 1 muss die Unterweisung dokumentiert werden. Ein guter Nachweis enthält:
- Datum und Dauer,
- die behandelten Themen,
- den Namen der Person, die unterwiesen hat,
- Namen und Unterschriften aller Teilnehmenden.
Eine feste Aufbewahrungsfrist schreibt das Gesetz nicht vor. Bewahren Sie die Nachweise aber mehrere Jahre auf. Nach einem Unfall sind sie Ihr wichtigster Beleg.
Ist eine Online-Unterweisung erlaubt?
Ja, wenn sie richtig gemacht ist. Nach der DGUV Regel 100-001 können elektronische Hilfsmittel genutzt werden. Die Inhalte müssen aber auf Ihren Betrieb zugeschnitten sein, und die Teilnehmenden müssen Fragen stellen können. Außerdem muss geprüft werden, ob der Inhalt verstanden wurde. Themen, die direkt am Arbeitsplatz oder an der Maschine gezeigt werden müssen, gehören weiterhin vor Ort. Wir bieten deshalb beides an: Theorie online und Praxis bei Ihnen im Betrieb.
Verständlich unterweisen
Eine Unterweisung zählt nur, wenn sie auch verstanden wird. Sprechen Beschäftigte wenig Deutsch, muss die Unterweisung so gestaltet sein, dass sie die Inhalte trotzdem verstehen, zum Beispiel mit Bildern, Vorführungen oder in einer anderen Sprache.
Fristen im Blick mit dem Ampel-System
Bei 30, 50 oder 100 Beschäftigten mit unterschiedlichen Aufgaben kommen schnell viele Unterweisungen im Jahr zusammen. In unserem Ampel-System sehen Sie auf einen Blick, was gültig (grün), bald fällig (gelb) oder überfällig (rot) ist. Fällige Themen legen wir auf einen gemeinsamen Termin.
Dieser Artikel ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung. Stand: September 2026.